小型企業對 IP 電話機的需求通常數量較少，僅需幾臺即可；中大型企業則可能需要大量 IP 電話機，且需考慮與現有 IP 電話系統的集成問題。

若以辦公室內使用為主，硬件 IP 電話機是較為適宜的選擇，其通常具備高清語音質量、穩定的網絡連接及易于操作的界面。對于有遠程辦公需求或需在不同地點開展工作的用戶而言，軟件 IP 電話更為適用，可通過計算機或手機實現通話，靈活性更強。

語音通信是 IP 電話的核心功能，同時需根據實際需求考量是否需要視頻通信功能，若有此需求，應選擇支持視頻通信的機型。此外，部分企業可能還需傳真及數據通信功能，可依據自身實際情況進行選擇。

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