許多企業覺得檔案管理只需妥善保管紙質版檔案，搞好分類管理，便是檔案管理的一切了。因而，電子檔案管理系統被那些企業視作一筆額外管理支出。

但所有企業也面臨著一樣的一大難題：傳統式檔案管理方法容易受時長、儲放自然環境等因素，讓檔案在保存過程中發生消耗。消耗之后的關鍵檔案材料修補，又花費大量人力物力，消耗企業并且需要很多時間和精力來管理和存放。因而，挑選電子檔案管理系統可以幫助紙質文檔完成數字信息化存放，管理更有效安全，成為了一個企業檔案管理的優先選擇項。

電子檔案管理系統有很多優點，比如它能夠快速分析、查找和搜索檔案信息內容，給予全天候的網絡服務，具備數據庫備份、修復和安全管理等服務，確保檔案網絡信息安全。與此同時，它還能夠完成信息共享、合作等功能，讓檔案管理更加智能化和體系化。

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